Kategori transaksi adalah tulang punggung laporan. Terlalu sedikit, laporan tidak informatif. Terlalu banyak, pencatatan jadi beban dan tidak ada yang konsisten memakainya.
Aturan pertama: mulai dari laporan yang ingin Anda baca, bukan dari transaksi yang ada. Jika Anda ingin tahu biaya pemasaran per bulan, buat kategori "Pemasaran" — bukan "Iklan Instagram", "Iklan Google", dan "Cetak Brosur" terpisah. Detail bisa masuk ke catatan.
Aturan kedua: maksimal 15–20 kategori pengeluaran dan 5–8 kategori pemasukan untuk bisnis kecil-menengah. Lebih dari itu, konsistensinya hampir pasti turun.
Aturan ketiga: tulis definisi singkat setiap kategori dan sepakati dengan tim. Satu kalimat cukup: "Operasional Kantor: listrik, air, internet, ATK, kebersihan."
Terakhir, tinjau setiap kuartal. Kategori yang hanya terisi satu-dua transaksi bisa digabung; kategori yang terlalu gemuk bisa dipecah. Perubahan kecil berkala lebih sehat daripada perombakan total setahun sekali.